Tools en canvassen voor de uitwerking van een duurzame digitale ketensamenwerking
Op deze pagina vind je een overzicht van alle tools en canvassen die je kan gebruiken bij het uitwerken van je eigen digitale ketensamenwerkingstraject.
Overzicht canvassen en tools
Roadmap voor een duurzame digitale ketensamenwerking
Een digitaal ketensamenwerkingstraject bestaat typisch uit 5 fases. Afhankelijk van jouw situatie kan het startpunt en de volgorde van de fases variëren.
Dit canvas helpt je bij de uitwerking van het traject en geeft je per fase een aantal begeleidende vragen.
Wil je zelf aan de slag? Dit lege canvas of sjabloon kan helpen om samen met jouw ketenpartners op zoek te gaan naar de antwoorden en zo jullie eigen roadmap te bepalen.
Workshopmethodiek 'BEPAAL KETENPRIORITEITEN EN INTERAFHANKELIJKHEDEN' met uitgewerkt voorbeeld
Je digitale bedrijfsstrategie bepaalt je doelen: wat ga je digitaliseren en waarom? In een ketensamenwerking hou je hierbij niet alleen rekening met je eigen doelen en kpi's, maar ook met die van je partners. Je zoekt een antwoord op de vraag "Hoe kan ik de informatiestroom in, doorheen en uit mijn bedrijf optimaliseren, zodat deze optimaal aansluit bij de eigen kpi’s en prioriteiten, én beter afgestemd is op de kpi’s en prioriteiten van mijn bedrijfspartners in de keten?”
Deze workshopmethodiek kan je helpen om deze ketenprio's en de interafhankelijkheden binnen jouw keten te bepalen.
Inspiratie en voorbeelden
Melkveeketens
Voorbeeld: Communicatie op een melkveebedrijf
- Suboptimale werkverdeling, afstemming, communicatie en samenwerking tussen melkveehouder, medewerkers en adviseurs (dierenarts, melkmachinetechnieker, voeradviseur, ...) zorgde voor onrust en werkstress.
- Een analyse van het netwerk en de interafhankelijkheid van partners gaf aanleiding tot de opbouw en het gebruik van een communicatiebord.
- Dit gaf overzicht en duidelijkheid over de onderlinge taakverdeling, meer autonomie in het opnemen van (onafgewerkte) taken, betere communicatie en informatiedoorstroming.
Voorbeeld: Checklist kalveren melkveebedrijf
- Het doorstromen van informatie rond kalveren op een melkveebedrijf verliep niet goed, en dit zowel tussen de medewerkers onderling als met de bedrijfsdierenarts.
- Na analyse van de informatiedoorstroom en de nodige data werd een checklist opgesteld.
- De implementatie geeft niet enkel een duidelijker overzicht van de gezondheidsstatus van de kalveren, maar ook mentale rust bij melkveehouder en medewerkers. Ook de samenwerking met bedrijfsdierenarts verloopt vlotter.
Agrovoedingsketens
Voorbeeld: digitale samenwerking met zoutleverancier
- Zoutleverancier van een voedingsbedrijf levert enkele keren per week zout.
- De afstemming tussen het voedingsbedrijf en de leverancier was vroeger erg omslachtig: opname van de stock, invullen van de stock in Excel, de zoutbehoefte voor de komende week inschatten op basis van het ERP-systeem, doorgeven van de zoutbehoefte aan de aankoopdienst, opmaak van Purchase Orders, mailen naar zoutleverancier …
- Er werd een slimme meter in de zouttank geïnstalleerd. De afspraak met de leverancier is dat de tank niet leeg geraakt. De leverancier plant zelf de leveringen in. Er wordt een Purchase Order voor een volledig jaar gemaakt. Pieken en dalen op het vlak van zoutbehoefte (bv. in verlofperiodes) worden gecommuniceerd aan de leverancier.
- Het systeem werkt goed. Het voedingsbedrijf heeft nog geen zouttekort gehad. Er is veel minder administratief werk. De zoutleverancier heeft meer flexibiliteit in zijn planning.
Voorbeeld: digitale samenwerking met kartonleverancier
- De afstemming tussen een voedingsbedrijf en de leverancier van karton voor de verpakkingen werd gedigitaliseerd.
- De verbruiksdata en productieplanning worden op weekbasis doorgegeven aan de leverancier, zodat die zicht heeft op de de verbruiken in de komende 2-3 weken.
- Er werd samen een systeem ontwikkeld. Hierbij werd ook aandacht besteed aan de beveiliging van de data.
- De levering van karton is betrouwbaarder geworden, waardoor operatoren op de werkvloer ook minder stress ervaren.
Voorbeeld: digitale yard management
- De transportplanning bij een voedingsbedrijf gebeurde te weinig gestructureerd. Dit zorgde onder meer voor een wachtrij van vrachtwagens bij het bedrijf.
- Via een digitale planningstool kunnen transporteurs zelf tijdslots inboeken en krijgt men een nummer. Bij aankomst geeft men dit nummer in, kiest men een taal en geeft de chauffeur het eigen telefoonnummer in. De tool bezorgt verdere instructies via sms.
- Het transport verloopt veel efficiënter. Transporteurs kunnen beter plannen en moeten minder lang wachten.
Lessons learned
Vanuit deze voorbeelden delen we graag nog enkele tips:
- Het in kaart brengen van het netwerk, de dataflow en de interafhankelijkheden helpt om iedereen inzicht te geven in het probleem. Luister eerst en probeer nadien schematisch terug te koppelen.
- Zoek de interventie niet te ver. Start met eenvoudige dingen, zoals een communicatiebord.
- Een analoge tussenstap is vaak een goed idee. Zo krijgt iedereen een goed beeld van wat nadien gedigitaliseerd wordt en kan je de inhoud evalueren en bijsturen alvorens de IT-ontwikkeling te starten.
- Voldoende aandacht voor open communicatie en betrokkenheid van iedereen is cruciaal. Overlegmomenten kunnen aangevuld worden met online communicatie (vb. via Whatsapp). Bewaak dat bedrijfscommunicatie gescheiden blijft van privé-communicatie (vooral in familiebedrijven).
Overtuigd van de vele voordelen van digitale ketenwerking en datadelen binnen jouw agrovoedingssector, maar geraak je er met deze tools toch niet helemaal uit?
We helpen jou en je partners graag bij het uitwerken van een op maat traject. Boek een workshop via onderstaande link.
CHAIN is een onderzoeksproject gefinancierd door het Europees Sociaal Fonds (ESF).
- Binnen dit project gingen ILVO, Worktitecs, Flanders’ FOOD en Alimento aan de slag om een werkend begeleidingstraject te ontwikkelen en om mensen samen te brengen, digitaal en sociaal, in het datadeel ecosysteem binnen de agrovoedingsindustrie: 'Connecting Humans in the Agrifood INdustry (CHAIN)'.
- Het resultaat is deze website die fungeert als draaiboek met als doel de samenwerking tussen de verschillende partners in de productieketen efficiënt te organiseren, zodat elk bedrijf er een win uit haalt en er werkbaardere jobs ontstaan.
