Handvaten om jouw digitaal ketenwerkingstraject

Alles start met het opstellen van een digitale bedrijfsstrategie. Deze strategie bepaalt je doelen: Wat ga je digitaliseren en waarom? In een ketensamenwerking hou je hierbij niet alleen rekening met je eigen doelen en kpi's, maar ook die van je partners.

Je zoekt een antwoord op de vraag" Hoe kan ik de informatiestroom in, doorheen en uit mijn bedrijf optimaliseren, zodat deze optimaal aansluit bij de eigen kpi’s en prioriteiten, én beter afgestemd is op de kpi’s en prioriteiten van mijn bedrijfspartners in de keten?”

We zien dat bedrijven vaak onvoorbereid een digitaliseringstraject starten, waardoor de gebouwde applicatie uiteindelijk niet blijkt te voldoen aan de echte noden. Een goede digitale strategie is daarom een must!

Lars Roba
Flanders' Food

Uitleg traject met verschillende fases

probeer tekst

Stap 1: Breng je keten/netwerk in kaart

Jouw digitale strategie afstemmen op die van je ketenpartners is een win voor iedereen.

  • Hoe ziet de agrovoedingsketen waarin jij betrokken bent eruit?
  • Hou rekening met alle betrokken partners, ook al heb je er zelf geen directe relatie mee.
  • Jouw keten hoeft niet lineair te zijn. Vaak zijn er verschillende toeleveranciers en meerdere afnemers.

Stap 2: Bepaal ketenprioriteiten en informatieflow

Als je digitaliseert en dus investeert, kan je dit best doen op die topics die echt belangrijk zijn of een impact hebben op jouw bedrijfsvoering.

  • Welke kpi’s/domeinen/topics hebben hoogste prioriteit binnen jouw keten en binnen jouw bedrijf?
  • Denk hierbij aan topics als klimaat, duurzaamheid, traceerbaarheid - oorsprong, milieu, transparantie, gezondheid, …
  • Breng voor topics met hoge prio de informatieflow in kaart.
  • Bepaal voor topics met hoge prio de mate waarin jezelf afhankelijk bent van anderen om de juiste informatie aangeleverd te krijgen of aan te leveren.

Stap 3: Impact op werkbaarwerk

Iedereen digitaliseert, maar in de praktijk zijn er vooral veel digitale toepassingen die manueel van data voorzien worden. Werkbaar werk komt dan opnieuw op de helling te staan.

  • Zoek jouw "overtypers": de medewerkers binnen jouw bedrijf die informatie overtypen.
  • Hoe belastend is het verzamelen, verwerken en aanleveren van de data en hoeveel tijd neemt dit in beslag?
  • Hoe variabel is de informatie en wie of wat veroorzaakt deze variatie?
  • Doe dit in overleg met de betrokken werknemers.

Stap 4: To start or not to start?

Op basis van stap 1 tot 3 bekom je een score matrix met 3 assen: gedeelde ketenpartners (Stap 1), gedeelde prio's (Stap 2) en grote impact op werkbaarheid (Stap 3).

Met behulp van deze matrix kan je beslissen of een samenwerking zinvol is en rond welke prio's. Stap 4 is is bijgevolg een go/no go evaluatie moment.

Waarschijnlijk kies je voor topic dat hoog scoort op de 3 assen. Maar let op! De score is een momentopname. Externe factoren als nieuwe of veranderende wetgeving, gewijzigde marktsituatie, crisissen, ... kunnen enorme verschuivingen in prio's teweegbrengen.

  • Rond welke prioriteit zal samengewerkt worden?
  • Wat is de mate waarin samengewerkt wordt rond deze prioriteit? De mate van samenwerking bepaalt ook de mate waarin meer of minder data zal gedeeld worden.

- Gedeelde ambitie?

- Gedeelde resultaatgebieden ?

- Gedeelde kpi's en indicatoren?

Uitgewerkte methodiek en tools (correcte link nog aanpassen)

Next steps

Beslis je samen met je partners om door te gaan? Dan is hét moment aangebroken om jullie digitale strategie vorm te geven.

Je kan hiervoor gebruik maken van een business scan, ontwikkeld in het vlaio COOCK-project API-economie.

Op de projectwebsite van API-economie vind je ook bijkomende informatie rond de opbouw van verdienmodellen voor datadelen, documentatie en ondersteuning bij de technische uitwerking van jullie gemeenschappelijk datadeelproject.

API-economie projectwebsite

Stap 1: Breng je keten/netwerk in kaart

Jouw digitale strategie afstemmen op die van je ketenpartners is een win voor iedereen.

  • Hoe ziet de agrovoedingsketen waarin jij betrokken bent eruit?
  • Hou rekening met alle betrokken partners, ook al heb je er zelf geen directe relatie mee.
  • Jouw keten hoeft niet lineair te zijn. Vaak zijn er verschillende toeleveranciers en meerdere afnemers.

Stap 2: Breng datastromen in kaart

Eenmaal je je keten of netwerk in kaart hebt gebracht, kan je analyseren hoe informatie en data in en uit je organisatie stromen: welke data deel je met welke partner en op welke wijze?

De data mapping canvas kan hiervoor een handig hulpmiddel zijn.

  • Met welke partner(s)? En met wie in elke partnerorganisatie (bv. aankoopdienst, productie, IT, …)
  • Welk type informatie?
    • Productgerelateerd: productinformatie mbt traceerbaarheid/oorsprong, klimaat, milieu, duurzaamheid, milieu, gezondheid, …
    • Productiegerelateerd: relevant voor de planning/werking
  • Data aangeleverd of leveren jullie aan?
  • Ad hoc of structureel?
  • Welke datadrager?
    • Analoog (papier)
    • Via email
    • Via digitaal informatiesysteem
    • Combinatie

Stap 3: Detecteer knelpunten en prioriteer

Als je digitaliseert, en dus investeert, kan je dit best doen op die topics die echt belangrijk zijn of een impact hebben op jouw bedrijfsvoering. Detecteer daarom knelpunten in je datastromen en bepaal welke best eerst worden aangepakt.

Prioriteiten? Wat is voor ons als organisatie belangrijk?

  • Is er een probleem of risico …?

- m.b.t. de data: is niet aanwezig - onjuist – onvolledig – niet op tijd

- m.b.t. de dataverwerking: iemand moet data inbrengen – overtypen – overbrengen (‘facteur’) – interpreteren

  • Hoe vaak komt het probleem voor? (frequentie)

Dagelijks – wekelijks – maandelijks – jaarlijks

  • Welke impact heeft dit probleem? (consequentie/ernst)

- Op performantie (tijd/kost/kwaliteit):

bv. productie kan niet verder, tijd gespendeerd aan overtypen, product heeft niet de gewenste kwaliteit

.

- Op werkbaarheid van jobs:

bv. stress omwille van planningsproblemen, repetitief/monotoon werk bij overtypfunctie

.

- Op de consument:

bv. gezondheidsrisico

Stap 4: Bepaal met partner(s) of knelpunt samen wordt aangepakt

Op basis van stap 1 tot 3 beslis je welke knelpunten in jouw ketenwerking het belangrijkst zijn om aan te pakken. In stap 4 ga je samenzitten met de betrokken ketenpartner(s) en bepalen jullie of jullie kunnen werken aan een oplossing voor het gedefinieerde probleem.

Dit is bijgevolg een go/no go-evaluatiemoment.

Check daarbij de volgende vragen en randvoorwaarden:

  • Kennen jullie elkaar?
  • Vertrouwen jullie elkaar?
  • (H)erkennen alle partners het knelpunt (het actiedomein)?

  • Zien jullie de meerwaarde en het belang om samen een oplossing te zoeken?

- Vanuit welke dwang (bv. wetgevend kader) of drang (bv. strategisch)?

* Is er sprake van urgentie? Een momentum?

* Zijn er gedeelde ambities, resultaatsgebieden, KPI’s?

* Belangrijk voor de ganse keten, voor meerdere partners of voor 1 partner?

  • Is er een win-win voor de ketenpartners?

- Op het niveau van performantie?

- Op het niveau van werkbaarheid?

- Op het niveau van de consument?

Stap 5: Zoek samen naar oplossingen

Als er een draagvlak is om samen een oplossing te zoeken om data beter te delen, kan je aan de slag. Er zijn oplossingen op 2 niveau's

  • Datadelen organiseren
    • Ketenpartners creëren team dat samenwerkt rond het domein en de data
    • Aanspreekpunten/contactpersonen bij ketenpartners aanduiden
    • Overlegsysteem installeren (fysiek of online)
    • Intermediaire partner inschakelen
  • Datadeelsysteem creëren
    • Digitaal
      • Elke partner heeft een eigen tool; inzetten op een koppeling
      • Samen tool ontwikkelen
      • Werken met tool van derde partij (bv. DjustConnect, Belgapom)
    • Analoog (bv. excelsheets, infobord)

Stap 6: Selecteer en implementeer de oplossing

Je hebt samen met je ketenpartner(s) een oplossingspiste gekozen. Nu is het kwestie van deze samen te realiseren. Vergeet niet om het datadelen regelmatig te evalueren en bij te stellen.

En in de praktijk?

Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Op zoek naar inspiratie? Lees hier hoe andere agrovoedingsbedrijven het hebben aangepakt.

Check de inspirerende voorbeelden

CHAIN is een onderzoeksproject gefinancierd door het Europees Sociaal Fonds (ESF).

  • Binnen dit project gingen ILVO, Worktitecs, Flanders’ FOOD en Alimento aan de slag om een werkend begeleidingstraject te ontwikkelen en om mensen samen te brengen, digitaal en sociaal, in het datadeel ecosysteem binnen de agrovoedingsindustrie:" Connecting Humans in the Agrifood INdustry (CHAIN)".
  • Het resultaat is deze website die fungeert als draaiboek met als doel de samenwerking tussen de verschillende partners in de productieketen efficiënt te organiseren, zodat elk bedrijf er een win uit haalt en er werkbaardere jobs ontstaan.
Meer info
Projectvideo