BEPAAL KETENPRIORITEITEN EN INTERAFHANKELIJKHEID

Wanneer je aan de slag wil om jouw digitale ketensamenwerking te optimaliseren, is een digitale bedrijfsstrategie cruciaal. Binnen een ketensamenwerking hou je bij de uitwerking hiervan niet enkel rekening met je eigen doelen en kpi’s, maar ook met die van je partners.

Binnen het ESF-project CHAIN werd een methodiek ontwikkeld en uitgetest tijdens verschillende workshops met bedrijven. Op basis van feedback en aanvullende desktop research werd de methodiek bijgesteld en verfijnd. Meer informatie over het volledige methodiek kan je vinden op de website.

Een digitaal ketensamenwerkingstraject verloopt typisch in 5-tal fasen. Afhankelijk van jouw situatie en die van je ketenpartners kan jullie traject in een andere fase starten of kunnen fases in een andere volgorde aan bod komen.

In dit document lichten we de methodiek voor fase 1, 2 en 3 toe aan de hand van een concreet voorbeeld, geven we je concrete handvaten en enkele tools om hiermee zelf aan de slag te gaan.

Na deze workshop heb je een antwoord op de vraag: 'Hoe kan ik de informatie in- en uitstroom in mijn bedrijf optimaliseren, zodat deze optimaal aansluit bij eigen kpi’s en prioriteiten én beter afgestemd is op de kpi’s en prioriteiten van mijn bedrijfspartners in de keten?'. De ketenprioriteiten van jouw (sub)keten zijn bepaald en de interafhankelijkheid is in beeld.

Selectie van de partners in functie van het doel van de workshop

In de voorbereidende fase ga je op zoek naar bedrijven en organisaties om de oefening mee te starten. Dit kunnen toevallige partners zijn of partners waar je vandaag al mee samenwerkt, strategisch gekozen partners of juist niet. Hoe je de partners kiest, hangt af van het doel van de workshop:

• Exploreren van nieuwe samenwerkingen doorheen de keten
• Uitwerken van een gemeenschappelijke uitdaging
• Uitwerken van een bedrijfseigen uitdaging door samenwerking

Het leuke aan deze oefening is dat je kan starten zonder dat je als bedrijf, organisatie, groep van bedrijven of organisaties vooraf al een concreet idee of uitdaging voor ogen hebt. Je kan bijgevolg vertrekken van een blanco blad en samen uitdagingen of opportuniteiten aftoetsen en exploreren. De bedrijven die je gaat uitnodigen zijn in dit geval eerder gekozen vanuit hun strategische plaats in de keten om tot een breed gedragen oplossingen te komen. Je start de workshop met een open blik zonder vooraf bepaald doel.

Maar vaak deel je reeds gemeenschappelijke uitdagingen en zie je al van bij de start opportuniteiten in de samenwerking. In dit geval ga je gericht bedrijven of organisaties uitnodigen voor de workshop. In dit scenario kan de samenwerking soms het gevolg zijn van een externe factor: nieuwe of veranderende wetgeving, gewijzigde marktsituatie, crisis, …

Een 3^de optie is dat bedrijven of organisaties een heel goed beeld hebben van de eigen bedrijfsuitdagingen en deelnemen aan de workshop om deze uitdagingen via strategische samenwerking te realiseren. De partners in dit consortium zijn zorgvuldig gekozen. Elk bedrijf heeft een eigen vooraf bepaalde businesscase, die net door de samenwerking versterkt wordt. Samenwerken zorgt er in dit geval voor een add-on.

Canvassen als ondersteuning bij voorbereiding

Tijdens de voorbereidingsfase kan je 2 canvassen gebruiken ter ondersteuning.

• Om je eigen uitdagingen/opportuniteiten in kaart te brengen, kan een opportuniteitenscan gebruikt worden. Met de opportuniteitenscan kan de kortetermijnvisie bepaald worden over op welke datagedreven uitdagingen de komende jaren ingezet kan worden. In deze scan vertrek je vanuit je eigen bedrijfsdata. Door het groeperen van eigen databronnen en deze te linken met data aanwezig in het ecosysteem, kunnen opportuniteiten gedetecteerd worden.
• Voor het identificeren van de nodige partners kan je gebruik maken van een business scan canvas. Je vertrek hierbij van de eigen of gemeenschappelijke uitdaging, brengt de nodige data in kaart, bepaalt wie deze data bezit of beheert en identificeert op die manier de nodige partners.

Zoals hierboven gezegd kunnen deze canvassen een hulp zijn, maar het is niet noodzakelijk om het idee reeds vooraf zo concreet uit te werken. De oefening is even waardevol als je vertrekt vanuit een blanco blad. Je kan de canvassen in dat geval na afloop van de oefening gebruiken om het reeds geconsolideerde idee om te zetten in een projectplan of digitale strategie (Fase 5).

In deze stap teken je de volledige keten zo volledig mogelijk, dus inclusief vertakkingen. Nadien bepaal je samen de focus van dit digitaal samenwerkingstraject: op welk deel van de keten ligt de focus? Welke schakels zijn belangrijk voor wat je samen wil realiseren?

Fase 2A: Bepaal mogelijke ketenprioriteiten

Na het in kaart brengen van het netwerk wordt de groep gevraagd om topics te noemen die voor de keten belangrijk waren. Dit konden aandachtspunten zijn vanuit hun eigen visie, maar ook meer maatschappelijke thema’s. Noteer deze topic op een bord of papier.

Overloop de genoteerde topics en ga na of er een gemeenschappelijk begrip is bij elke term.

Vaak verschilt het begrip naargelang de stakeholder. Het detecteren en uitspreken van deze verschillen geeft nuttig inzichten. De definitie van het topic zal namelijk in een later stadium bepalend zijn voor de informatie en data die voor dit topic moet aangeleverd worden.

Kan een gemeenschappelijk begrip gevonden worden? Merk op dat dit geen doel op zich is! Je kan er ook voor kiezen topics op te splitsen (en subtopics maken) op moment dat de definities vanuit 2 stakeholders te ver uit elkaar liggen en andere info/data vragen.

Wanneer ketenpartners en topics/ketenprioriteiten gekend zijn, kan je een tabel opmaken waarin de ketenpartners in de kolommen en de topics als rijen worden genoteerd. Op die manier bekom je een rooster.

Fase 2B: Breng de datastromen in kaart

Bepaal voor elk topic de nodige data of informatie:

• Welke ketenpartner heeft (een deel) van de nodige informatie?
• Welke informatie moet door wie aan wie worden aangeleverd of opgevraagd?

Fase 2C: Bepaal de interafhankelijkheid

In de volgende stap gaat elke deelnemer afzonderlijk de topics prioriteren en een top 3 aangeven. Hierbij wordt in de 1^ste plaats gekeken naar wat de betrokkene zelf belangrijk vindt en waar hij of zij een grote impact op heeft. Elke deelnemer plaatst een ‘X’ op het kruispunt van zijn naam (kolom) en topic (rij) in de gemeenschappelijke tabel. Zo verkrijgt men inzicht in elkaars doelen en prio’s.

Door deze info te combineren met de dataflow uit fase 2B, wordt duidelijk:

• Waar gedeelde prio’s zitten
• Hoe afhankelijk elke partner is van andere ketenpartners om eigen prio’s/doelen te realiseren
• Hoe afhankelijk elke partner is van andere ketenpartners om te voldoen aan de vereisten van andere partners om informatie aan te leveren

De interafhankelijkheid wordt op deze manier visueel in beeld gebracht.

Prioriteer ketenprioriteiten op basis van impact

In deze fase bepaal je als groep rond welk topic mogelijk verder wordt samengewerkt. De mate waarin je als bedrijf afhankelijk bent van andere ketenpartners werd voor elk topic duidelijk in fase 2.

Bekijk nu wat de impact is van deze interafhankelijkheid voor jouw bedrijf of de keten.

• Welke risico’s brengt dit mee?
• Wat is de impact op jouw product, jouw productieproces of jouw verplichtingen om informatie aan te leveren (wetgeving, lastenboeken, audits, …)?
• Waar bieden alternatieve data of dataflows opportuniteiten?

Bekijk zeker ook de impact op werkbaarheid van jobs. Denk hierbij aan stress bij herhaaldelijk opvragen of uitblijven van gegevens, repetitief overtypen van informatie, … Lees er hier meer over werkbaarheid.

Op deze manier krijgt elke ‘X’ in de tabel een 3^de as, namelijk een impact-as. Je bekomt hierdoor een matrix op basis waarvan je kan beslissen rond welke ketenprio’s je gaat samenwerken. Waarschijnlijk kies je voor een topic dat hoog scoort op de 3 assen: het topic is van hoge prioriteit voor veel ketenpartners en heeft een grote impact op het proces, product of werkbaarheid van jouw medewerkers.

Wees je er bewust van dat deze score slechts een momentopname is. Externe factoren als nieuwe of veranderende wetgeving, gewijzigde marktsituatie, crisissen, ... kunnen enorme verschuivingen in prio's teweegbrengen.

Terug naar CHAIN hoofdmenu